​Mantenga sus documentos de taxes organizados

​Es hora de presentar su declaración de impuestos, y se encuentra enredado tratando de organizar los últimos 12 meses de su vida una hora antes de la cita con su preparador de impuestos. Si necesita detallar sus deducciones, seguramente está rastreando todos los recibos, desenterrando los documentos para deducir el costo del cambio de aceite de su vehículo e intentando recordar dónde​ fue que donó su automóvil viejo y esa PC de torre que encontró en el ático. La solución: comience a organizar sus documentos con anticipación para que la presentación de sus impuestos sea un proceso fácil y sin problemas.

​La temporada de impuestos no tiene que ser una fuente anual de estrés. La clave para el éxito (y la cordura) ​en la temporada de impuestos radica en implementar un sistema que haga que el seguimiento de sus gastos sea más un hábito diario que una tarea. Crear un proceso y seguirlo durante todo el año significará menos tiempo para buscar documentos cuando abril llegue y menos preocupación de que se pierdan deducciones importantes, créditos u otras exenciones de impuestos. Ahorre dinero, ahorre tiempo y ahorre un dolor de cabeza con estos simples consejos de organización.

​¿Qué documentos puedo esperar recibir?

​Los documentos fiscales varían según su ocupación. A la derecha hay una lista de documentos estándar que puede esperar recibir durante la temporada de impuestos, así como los documentos misceláneos que desea guardar durante todo el año. Estos son especialmente importantes si usted es un consultor independiente, contratista o profesional independiente.

​Documentos tributarios estándar que recibirá de empleadores e instituciones financieras:

• ​W-2 (Salarios del empleo) 1098 (préstamos estudiantiles, intereses hipotecarios)
• 1099-MISC (compensación de no empleado)
• 1099-INT (Ingresos por intereses de cuentas de ahorro)
• 1099-DIV (Ingresos de inversiones, como dividendos y ganancias de capital)

​Otros documentos que necesitará para rastrearse:

• ​Recibos de donaciones caritativas
• Cuidado de niños y costos de educación
• Recibos médicos
• Contribuciones a cuentas de jubilación con impuestos diferidos (401 (k), IRA)
• Tarjetas de tiempo voluntario
• Recibos de gastos comerciales: comidas, equipos, suministros, kilometraje, servicios públicos, publicidad
• Recibos por mejoras en el hogar deducibles de impuestos, como mejoras en la eficiencia energética
•  Impuesto sobre bienes inmuebles y documentos de impuestos sobre bienes personales

​¿Cómo organizar estos documentos?

​Si planea detallar las deducciones en su declaración de impuestos, usted debe mantener buenos registros para probar sus gastos. Una de las cosas más importantes que puede hacer es guardar y organizar todos los recibos relacionados durante todo el año. Puede ser creativo con la forma en que elige almacenar y clasificar sus documentos, pero el objetivo subyacente es mantener el proceso lo suficientemente simple como para seguirlo de manera regular. El resultado: un proceso de presentación de impuestos más organizado, con menos sorpresas.

​Para comenzar, cree espacios de almacenamiento designados en su automóvil, hogar y oficina, para que pueda archivar recibos mientras gasta dinero. Algo tan simple como un sobre de papel manila, una carpeta de bolsillo o una caja de zapatos para el automóvil y una carpeta de acordeón o archivador en el hogar es efectivo. Coloque los documentos en sus respectivos lugares al salir de la tienda, luego transfiéralos al sistema de almacenamiento más grande en el hogar, ya sea semanalmente o mensualmente, lo que se adapte a su horario.

​Acostúmbrese a etiquetar cada recibo para que pueda recordar la naturaleza del gasto. Categorías a considerar:

• ​Gasolina y peajes
• Donaciones
• Gastos del hogar
• Costos de cuidado de niños
• Honorarios legales y profesionales
• Gastos médicos Suministros de oficina
• Viajes
• Utilidades

​También deje espacio para los documentos impositivos estándar que comienzan a aparecer en su correo en enero. Agregue una carpeta separada para ellos o almacénelos en una sección del sistema actual que etiquete como “Documentos fiscales”.

​Si siempre está en movimiento y desea almacenar recibos digitalmente, considere las aplicaciones de software o teléfonos inteligentes que le permiten tomar una foto y cargar o enviar un recibo por correo electrónico. Sin embargo, no tire esos recibos de papel. Tener el documento en almacenamiento físico y digital aumenta la seguridad y la precisión en el momento de los impuestos.

“Considere usar una aplicación como Shoeboxed, Expensify o Genius Scan para capturar recibos en papel cuando esté en movimiento”.

​​¿CUANTO TIEMPO DEBE MANTENER SUS ARCHIVOS?

​Una lista de los documentos para guardar y cuándo es seguro deshacerse de ellos.

Hay muy buenas razones para mantener ciertos archivos de impuestos: es posible que deba modificar su declaración o tal vez incluso enfrentar una auditoría por parte del IRS. Pero, ¿cuánto tiempo debe guardar esos recibos, formularios W-2 y otros documentos fiscales? Aquí hay algunas pautas generales sobre cuánto tiempo guardar sus archivos.

La regla de los tres años

En situaciones de presentación típicas, el IRS tiene tres años para auditar su declaración, lo que significa que debe mantener sus registros almacenados durante tres años a partir de la fecha de presentación o la fecha de vencimiento de la declaración, lo que ocurra más tarde. Por ejemplo, si su declaración de impuestos vence el 15 de abril, pero la presenta antes, el estatuto se aplica exactamente tres años después de la fecha de vencimiento. Si presenta una solicitud tarde y no tiene una extensión, el estatuto de limitación se aplica a los tres años posteriores a su fecha de presentación. También tiene tres años a partir de la fecha en que presentó, o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, para presentar cualquier reclamo o reembolso adicional. Tenga en cuenta que presentar un reclamo enmendado no reinicia el estatuto de limitaciones de tres años.

¿Qué documentos necesito conservar?

En general, debe mantener todos los registros que respalden sus ingresos imponibles, una deducción o un crédito que figura en su declaración de impuestos durante tres años.

Ingresos

• W-2
• 1099
• Declaraciones bancarias y de corretaje
• Intereses y dividendos

Gastos y deducciones

• Recibos de gastos comerciales como kilometraje, suministros, servicios públicos, publicidad, comidas, etc.
• Cuidado de niños y costos de educación
• Recibos de donaciones caritativas
• Recibos médicos
• Contribuciones a cuentas de jubilación con impuestos diferidos (401 (k), IRA)

​Home

• ​​Declaraciones de clausura
• Facturas de compra y venta.
• Créditos fiscales para compradores de vivienda y propietarios
• Propiedad personal e impuestos inmobiliarios

Excepciones

• Si subestima sus ingresos en más del 25 por ciento, el período de limitaciones se duplica: el IRS tiene seis años para decidir si auditará su declaración.
• Si presenta un reclamo por una pérdida de valores sin valor o una deducción por deudas incobrables (una deuda que se vuelve incobrable), debe mantener registros durante siete años.
• Si presenta una declaración fraudulenta o no presenta ninguna (no se recomienda), el estatuto de limitaciones nunca caduca y deberá mantener registros indefinidamente si el IRS decide investigar.

​Almacenamiento

​Use el sistema de almacenamiento que funcione mejor para usted, siempre que le permita producir el material em caso que el IRS le audite. Una vez que haya pasado el plazo de prescripción, confirme que no necesita mantener sus registros para otros fines; ciertos acreedores e incluso algunas compañías de seguros pueden exigirle que mantenga registros por más tiempo que el IRS. Cuando finalmente sea el momento de soltar la mayoría de los documentos y recibos, siempre conserve la declaración de impuestos para consultar cuando presente declaraciones futuras. Créditos fiscales para compradores y propietarios de viviendas Impuestos sobre bienes personales e inmuebles.